Charges récupérables : quelles dépenses facturer au locataire ?
Les charges récupérables sont certaines dépenses payées par le propriétaire pour des services et de l'entretien dont bénéficie le locataire. En location privée de résidence principale en France, une facture ne devient pas récupérable simplement parce qu'elle concerne l'immeuble ou figure dans les comptes du syndic.
Ce guide aide à classer les dépenses. Pour calculer ensuite le complément ou le remboursement après provisions, consultez notre guide de régularisation des charges. Les régimes sociaux, conventionnés ou particuliers nécessitent une vérification spécifique.
1. Vérifier la nature de la dépense avant son montant
La base est l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 (opens in a new tab) et la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 (opens in a new tab). On y trouve notamment des services, de l'entretien courant et certaines taxes liées aux services rendus au locataire.
Le bon raisonnement comporte trois questions : la catégorie est-elle récupérable ? Quelle fraction de la facture l'est réellement ? Quelle part revient au logement et à la période du locataire ? La mention « charges locatives » sur un tableau comptable ne suffit pas à répondre.
2. Tableau pratique : dépenses courantes et limites
| Dépense | Traitement à vérifier |
|---|---|
| Eau et énergie du chauffage collectif | Part récupérable, consommation et répartition à justifier |
| Électricité des parties communes | Dépense courante récupérable lorsqu'elle correspond au service concerné |
| Nettoyage des parties communes | Prestations courantes ; distinguer les autres interventions du contrat |
| Ascenseur | Fonctionnement, entretien et petites réparations prévus par les textes ; pas toute rénovation de l'appareil |
| Gardien ou personnel d'immeuble | Règles de récupération partielle ou totale selon les missions et postes de rémunération |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) | Montant imputable au logement et à la période, hors frais de gestion |
| Honoraires de gestion locative du propriétaire | À la charge du bailleur |
| Gros travaux, ravalement ou remplacement important | Ne pas les refacturer comme de simples charges courantes |
| Assurance du propriétaire | Ne pas la confondre avec les charges récupérables ordinaires |
Ce tableau est un repère, pas une autorisation de récupérer toute facture d'une même famille. Un contrat d'ascenseur peut réunir plusieurs prestations de nature différente. Il faut lire son détail. La présentation officielle des charges locatives (opens in a new tab) donne des exemples par équipement.
3. Distinguer appel de fonds et dépense définitive
Un appel de fonds du syndic finance le fonctionnement ou les travaux de la copropriété. Il n'est pas automatiquement la facture du locataire. Certains montants sont des avances, d'autres couvrent des dépenses non récupérables.
Partez du décompte de l'exercice et des justificatifs. Isolez la part récupérable, puis appliquez la clé du lot et la période concernée. Une somme affectée à des travaux importants ne doit pas être transférée au locataire en renommant le poste « entretien ».
4. TEOM : exclure les frais de gestion
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères peut être récupérée, mais les frais de gestion figurant sur l'avis fiscal en sont exclus. Si un avis couvre plusieurs biens, identifiez la part du logement ; n'envoyez pas au locataire le total de toute la taxe foncière.
Exemple pédagogique : une TEOM imputable au logement s'élève à 180 € et les frais de gestion à 14 €. Pour une année complète attribuable au même locataire, le poste récupérable est 180 €, pas 194 €. L'attribution doit être adaptée si la location ne couvre pas toute la période. Source : administration fiscale, TEOM et frais de gestion (opens in a new tab).
5. Réparer un équipement n'est pas toujours une charge collective
Une fuite dans un logement ou un appareil en panne demande d'abord d'identifier la cause et la responsabilité. L'entretien courant d'un joint, une canalisation vétuste et un sinistre ne se traitent pas de la même façon. Consultez le guide des réparations locatives au lieu d'ajouter systématiquement la facture au décompte annuel.
De même, l'entretien individuel payé directement par le locataire ne doit pas lui être facturé une seconde fois dans les charges du bailleur.
6. Vérifier le mode de paiement prévu au bail
Avec des provisions, les avances sont comparées aux dépenses récupérables justifiées lors de la régularisation. Avec un forfait légalement prévu, on ne réclame pas ensuite un complément selon les dépenses réelles. Une TEOM ne doit pas être ajoutée machinalement à un forfait sans analyser le régime applicable.
Notre guide du bail et des clauses explique la distinction. Le forfait ne permet pas non plus de choisir un montant manifestement disproportionné aux charges auxquelles il correspond.
7. Constituer un dossier vérifiable
Pour chaque poste, conservez la facture ou l'avis pertinent, la période, la part récupérable, la clé de répartition et les avances déjà prises en compte. Expliquez toute correction et vérifiez qu'un même poste n'apparaît pas deux fois.
La régularisation doit aussi respecter l'information préalable et l'accès aux pièces. Le guide de conservation des documents locatifs aide à distinguer les obligations de consultation et les besoins d'archivage.
Questions fréquentes
Une clause du bail peut-elle rendre toutes les dépenses récupérables ?
Non. Le bail doit respecter les règles impératives applicables. Une formule générale ne transforme pas les dépenses du propriétaire en charges locatives.
Le montant indiqué comme récupérable par le syndic suffit-il ?
C'est un point de départ utile, mais le bailleur doit pouvoir expliquer l'imputation au logement, la période et les éventuelles corrections nécessaires.
Que faire si une dépense est contestée ?
Identifiez le poste exact, vérifiez sa base réglementaire et fournissez les pièces utiles. Si la discussion demeure, l'ADIL peut aider à distinguer une erreur de répartition d'un désaccord sur le caractère récupérable.
Vérification éditoriale : 29 octobre 2026. Informations générales sur le droit français, à adapter au régime du bail et aux justificatifs.