Conditions d’utilisation de la signature électronique

1. Objet

Homellya permet de signer électroniquement certains documents relatifs à la gestion locative, notamment des baux, avenants, états des lieux, attestations et documents annexes.

Le service est fourni directement par Homellya, qui assure le parcours de signature, l’envoi du code à usage unique par email, la finalisation du document et la constitution du dossier de preuve associé.

2. Niveau de signature

Sauf indication contraire affichée avant la signature, le procédé proposé par Homellya constitue une signature électronique simple, au sens du règlement européen eIDAS.

Une signature électronique ne peut être privée d’effet juridique ou déclarée irrecevable comme preuve au seul motif qu’elle se présente sous une forme électronique.

Sa valeur probante dépend toutefois des circonstances et des éléments permettant notamment d’établir l’identité du signataire, son consentement, le lien entre la signature et le document signé ainsi que l’intégrité de celui-ci.

La signature électronique simple ne bénéficie pas automatiquement de la présomption de fiabilité attachée à une signature électronique qualifiée.

3. Déroulement de la signature

La procédure comprend les étapes suivantes :

• réception d’une invitation à signer à l’adresse électronique du signataire ;
• accès et consultation du document ;
• vérification des informations relatives au signataire ;
• authentification au moyen d’un code à usage unique transmis à l’adresse électronique associée au signataire ;
• prise de connaissance des présentes conditions ;
• confirmation expresse de la volonté de signer ;
• enregistrement de la signature ;
• finalisation et mise à disposition du document signé.

La procédure n’est considérée comme finalisée qu’après l’enregistrement de la confirmation du signataire.

4. Vérification du document et consentement

Avant de signer, le signataire doit lire le document dans son intégralité et vérifier l’exactitude des informations qu’il contient.

En validant sa signature, le signataire confirme :

• avoir pu consulter le document dans son intégralité ;
• avoir vérifié les informations qui le concernent ;
• avoir pris connaissance des présentes conditions ;
• accepter l’utilisation d’un procédé de signature électronique ;
• manifester expressément sa volonté de signer le document présenté ;
• accepter les engagements résultant du document signé.

Le signataire peut interrompre la procédure tant que sa confirmation finale n’a pas été enregistrée.

5. Identification et sécurité

Le signataire doit fournir une adresse électronique exacte, personnelle et à laquelle il a effectivement accès.

Le lien de signature et le code à usage unique transmis par email sont personnels et confidentiels. Ils ne doivent pas être communiqués ou rendus accessibles à un tiers.

Le signataire est responsable de la confidentialité et de la sécurité de sa messagerie électronique.

Toute utilisation non autorisée, compromission de l’adresse électronique ou suspicion d’usurpation doit être signalée à Homellya dans les meilleurs délais.

L’utilisation du lien de signature et la validation du code à usage unique contribuent à l’identification et à l’authentification du signataire. Elles ne constituent toutefois pas, à elles seules, une certification de son identité civile.

6. Traçabilité et dossier de preuve

Homellya constitue et conserve un dossier de preuve associé à chaque procédure de signature électronique.

Ce dossier comprend notamment :

• l’identité et les coordonnées déclarées du signataire ;
• l’adresse électronique utilisée pour la procédure ;
• la référence unique de la procédure de signature ;
• les dates et heures des différentes étapes ;
• l’adresse IP et certaines informations techniques relatives à la connexion ;
• l’envoi de l’invitation à signer ;
• l’envoi et la validation du code à usage unique ;
• les événements du parcours de signature ;
• la consultation ou la mise à disposition du document ;
• le consentement exprimé par le signataire ;
• la version des présentes conditions portée à sa connaissance ;
• la version et l’empreinte numérique du document présenté ;
• la date et l’heure de la confirmation finale ;
• le document finalisé ;
• son statut de signature.

Le code à usage unique n’est pas conservé en clair. Homellya conserve uniquement les éléments techniques permettant d’établir son émission et sa validation.

Le dossier de preuve permet de retracer le déroulement de la procédure et d’établir les circonstances dans lesquelles la signature a été réalisée, notamment en cas de contestation.

Il est conservé pendant la durée nécessaire à l’établissement de la preuve et à la défense des droits des parties, conformément aux durées précisées dans la Politique de confidentialité de Homellya. Les durées retenues doivent être proportionnées à la finalité poursuivie et ne pas excéder ce qui est nécessaire.

7. Intégrité du document

La signature est associée à une version déterminée du document.

Homellya utilise notamment une empreinte numérique destinée à relier la procédure de signature à la version exacte du document présentée au signataire.

Cette empreinte permet de détecter une modification ultérieure du document.

L’écrit électronique doit être établi et conservé dans des conditions permettant d’identifier la personne dont il émane et de garantir son intégrité.

Toute modification apportée au document après la finalisation de la signature est susceptible de rompre le lien avec la signature et les éléments de preuve associés.

Lorsqu’un document signé doit être modifié, une nouvelle version doit être établie et faire, lorsque cela est nécessaire, l’objet d’une nouvelle procédure de signature.

8. Mise à disposition et conservation du document

Après finalisation de la procédure, le document signé est mis à la disposition des parties dans leur espace Homellya ou leur est transmis par email ou par tout autre moyen approprié.

Chaque partie est invitée à télécharger et conserver son exemplaire du document sur un support durable.

La suppression d’un compte Homellya ne dispense pas les parties de conserver les documents nécessaires à la défense de leurs droits et à l’exécution de leurs obligations.

9. Responsabilité de l’initiateur de la signature

Homellya fournit directement le service technique de signature électronique, assure le déroulement du parcours, génère le document finalisé et constitue le dossier de preuve associé.

La personne qui prépare, génère ou transmet le document reste responsable :

• de l’exactitude des informations qu’il contient ;
• de sa conformité à la situation concernée ;
• de l’identité et des coordonnées renseignées pour les signataires ;
• de la capacité juridique des personnes appelées à signer ;
• de l’existence des pouvoirs nécessaires pour signer au nom d’un tiers ou d’une personne morale ;
• du choix d’un niveau de signature adapté à la nature et aux enjeux du document ;
• du respect des obligations légales ou contractuelles applicables au document.

Homellya ne peut être tenue responsable d’une signature apposée sur un document comportant des informations erronées, incomplètes ou inadaptées fournies ou validées par un utilisateur.

Homellya ne fournit pas de conseil juridique et ne vérifie pas systématiquement la validité, la conformité ou l’opportunité du contenu des documents soumis à signature.

10. Documents nécessitant des formalités particulières

Certains actes peuvent être soumis à des formalités particulières ou nécessiter un niveau de signature supérieur à une signature électronique simple.

Il appartient à l’utilisateur qui initie la procédure de vérifier que la signature électronique simple proposée par Homellya est adaptée à la nature du document concerné.

Lorsque la loi, un règlement, une administration, une juridiction ou une convention impose une signature électronique avancée, qualifiée ou toute autre formalité spécifique, le service proposé par Homellya peut ne pas être suffisant.

11. Incident, interruption ou échec de la procédure

Lorsque la procédure est interrompue avant l’enregistrement de la confirmation finale du signataire, le document n’est pas considéré comme signé par l’intermédiaire de Homellya.

Cela peut notamment se produire en cas :

• d’expiration du lien de signature ;
• d’échec de la validation du code à usage unique ;
• d’abandon du parcours ;
• de refus de signer ;
• d’incident technique empêchant l’enregistrement de la confirmation ;
• d’annulation de la procédure par la personne qui l’a initiée.

Une nouvelle invitation ou une nouvelle procédure peut être créée lorsque cela est possible.

En cas d’incident survenant après la confirmation finale, le statut de la signature est déterminé à partir des événements enregistrés dans le dossier de preuve.

La seule réception d’un email d’invitation ou d’un code à usage unique ne vaut pas signature du document.

12. Contestation d’une signature

Toute contestation relative à une procédure de signature doit être adressée à Homellya dans les meilleurs délais.

La personne concernée doit, dans la mesure du possible, indiquer :

• le document concerné ;
• la référence de la procédure ;
• son identité ;
• l’adresse électronique utilisée ;
• les raisons de la contestation ;
• tout élément utile à son examen.

Homellya peut examiner les éléments du dossier de preuve afin de retracer le déroulement de la procédure.

La conservation et la production d’un dossier de preuve ne préjugent pas de l’appréciation qui pourrait en être faite par une juridiction compétente.

13. Données personnelles

Les données liées à la signature électronique sont traitées afin de :

• fournir le service de signature ;
• identifier et authentifier les signataires ;
• sécuriser le parcours ;
• transmettre les invitations et codes à usage unique ;
• assurer l’intégrité et la traçabilité des opérations ;
• constituer et conserver le dossier de preuve ;
• prévenir les utilisations frauduleuses ;
• gérer les incidents et les éventuelles contestations ;
• défendre les droits de Homellya et des parties.

Les modalités de traitement, les bases juridiques, les destinataires, les durées de conservation et les droits des personnes sont détaillés dans la Politique de confidentialité de Homellya.

14. Évolution des présentes conditions

Homellya peut modifier les présentes conditions afin de tenir compte notamment de l’évolution du service, de ses procédés techniques ou de la réglementation applicable.

La version applicable à une procédure est celle présentée au signataire avant sa confirmation finale.

La date, l’heure et la version des conditions acceptées sont enregistrées dans le dossier de preuve.

15. Contact

Pour toute question, suspicion d’utilisation frauduleuse ou contestation relative à une signature électronique :

contact@homellya.com