État des lieux : que faire en cas de désaccord entre propriétaire et locataire ?
Introduction
Un désaccord pendant un état des lieux ne signifie pas forcément que la situation doit immédiatement se transformer en conflit.
<!-- contextual-links -->Pour approfondir ce sujet, consultez également Photos dans un état des lieux : valeur, preuve et bonnes pratiques, État des lieux de sortie : checklist complète pour bien préparer le départ et Dépôt de garantie : quelles retenues le propriétaire peut-il effectuer ?.
Le propriétaire peut constater une rayure qu’il estime nouvelle. Le locataire peut considérer qu’elle existait déjà. Les deux parties peuvent être d’accord sur ce qui est visible, mais pas sur son origine, sa qualification ou son éventuel coût.
C’est précisément dans ce type de situation qu’il faut éviter de tout mélanger.
Un état des lieux sert d’abord à décrire l’état du logement et à conserver une trace contradictoire des constatations. La question de savoir si une dégradation est imputable au locataire, quel montant peut être retenu et comment régler un désaccord financier vient généralement dans un second temps.
L’objectif doit donc être double :
- établir un document aussi précis et contradictoire que possible ;
- préserver les chances d’une résolution amiable avant d’en arriver à un commissaire de justice ou à un contentieux.
1. Un désaccord ne porte pas toujours sur la même chose
Lors d’un état des lieux, plusieurs types de désaccords peuvent apparaître.
Désaccord sur le fait lui-même
Le propriétaire voit une fissure sur une porte. Le locataire affirme qu’il n’y en a pas ou qu’il s’agit seulement d’une trace superficielle.
Désaccord sur la date d’apparition
Les deux parties constatent une rayure, mais le locataire affirme qu’elle existait déjà lors de son entrée.
Désaccord sur la qualification
Les deux parties constatent une usure du parquet. Le propriétaire parle de dégradation ; le locataire considère qu’il s’agit de vétusté ou d’usage normal.
Désaccord sur la responsabilité
Le dommage est reconnu, mais le locataire conteste en être l’auteur.
Désaccord sur l’impact financier
Le locataire accepte qu’un élément soit abîmé, mais conteste le montant de la réparation réclamée.
Ces désaccords ne doivent pas être traités comme s’ils étaient identiques.
2. Première règle : commencer par décrire les faits
Le meilleur moyen d’éviter une escalade consiste à séparer le constat matériel de l’interprétation.
Plutôt que d’écrire :
Porte dégradée par le locataire.
il est souvent préférable d’écrire :
Porte de la chambre : éclat d’environ 4 cm sur la partie inférieure, absent de la photographie de référence jointe à l’état des lieux d’entrée.
Cette formulation décrit ce qui est constaté sans transformer immédiatement l’état des lieux en décision sur la responsabilité.
Le décret du 30 mars 2016 prévoit que l’état des lieux peut être complété d’observations ou de réserves. Cette possibilité est particulièrement utile lorsqu’un point reste discuté.
3. Peut-on signer un état des lieux tout en restant en désaccord ?
Oui, dès lors que les parties acceptent que le document reflète fidèlement leurs positions respectives.
Un désaccord sur un point ne signifie pas nécessairement qu’il faut bloquer l’ensemble du document.
Par exemple :
Constat : rayure d’environ 12 cm sur le parquet du séjour.
Observation du bailleur : rayure non visible sur l’état des lieux d’entrée.
Observation du locataire : indique que la rayure était déjà présente lors de son entrée et conteste toute imputabilité.
Statut du point : contesté.
Les parties peuvent ainsi signer un document qui constate à la fois le fait observé et l’existence du désaccord.
La signature ne doit pas être présentée comme une reconnaissance automatique de responsabilité financière.
4. Pourquoi éviter de négocier immédiatement le montant des réparations ?
L’état des lieux de sortie n’est pas forcément le bon moment pour déterminer le coût définitif d’une réparation.
Sur place, plusieurs informations peuvent manquer : devis, facture, coût réel du remplacement, possibilité de réparer, âge de l’équipement, éventuelle vétusté ou historique d’un incident.
Il est donc utile de distinguer deux étapes.
Étape 1 : l’état des lieux
Que constate-t-on aujourd’hui et en quoi cela diffère-t-il de l’état de référence ?
Étape 2 : le règlement financier
Cette différence est-elle imputable au locataire et, si oui, quel montant peut être justifié ?
Cette séparation réduit le risque qu’un désaccord financier empêche toute signature du constat matériel.
5. Les retenues sur le dépôt de garantie se traitent ensuite
Lorsqu’une retenue est envisagée, le propriétaire doit être en mesure de la justifier.
Service-Public cite notamment comme justificatifs possibles :
- états des lieux d’entrée et de sortie ;
- photographies ;
- constat de commissaire de justice ;
- devis ;
- factures de travaux ;
- autres pièces adaptées à la somme réclamée.
Le locataire peut contester les retenues.
Il est donc souvent préférable de ne pas faire dépendre la signature de l’état des lieux de l’acceptation immédiate d’un montant qui n’est pas encore documenté.
6. Une méthode amiable en six étapes
1. Revenir à une description neutre
Supprimer les formulations accusatoires et décrire précisément le défaut.
2. Comparer avec l’état des lieux d’entrée
Examiner les descriptions, photographies, commentaires, éventuels compléments et signalements effectués pendant la location.
3. Ajouter les deux observations
Lorsque le désaccord persiste, conserver les deux versions plutôt que d’en effacer une.
4. Ajouter des éléments de preuve
Par exemple : nouvelle photographie, vue générale, gros plan, ancien email, ticket d’incident, intervention d’un professionnel ou facture antérieure.
5. Identifier clairement le point contesté
Le document doit permettre de comprendre ce qui est admis et ce qui reste discuté.
6. Reporter la discussion financière si nécessaire
L’accord sur le constat matériel peut être trouvé aujourd’hui, tandis que la discussion sur la responsabilité et le montant peut se poursuivre ensuite.
7. Que faire si le locataire ou le propriétaire refuse réellement de signer ?
La signature fait partie des mentions prévues par le décret du 30 mars 2016.
Lorsque l’état des lieux amiable ne peut pas être établi parce qu’une partie ne se présente pas, refuse de faire l’état des lieux ou refuse de le signer, la loi prévoit le recours à un commissaire de justice.
L’initiative peut venir du propriétaire ou du locataire.
Le commissaire de justice convoque les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Les frais du constat locatif sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire dans le cadre prévu par la loi.
Cette voie est importante, mais elle doit être distinguée d’un simple désaccord qui pourrait encore être documenté dans un état des lieux signé.
8. Absence de signature ne signifie pas toujours refus explicite
Dans une procédure électronique, le signataire peut demander des modifications, ne pas consulter immédiatement le document, oublier de signer, rencontrer un problème technique, ne plus répondre ou laisser la demande arriver à expiration.
Il faut donc éviter d’écrire automatiquement :
Signature refusée.
lorsqu’aucun refus n’a été exprimé.
Une formulation plus rigoureuse est :
Document non signé par cette partie à l’expiration de la demande de signature.
Cela décrit le résultat sans attribuer une intention qui n’est pas établie.
9. Que vaut un document signé uniquement par une partie ?
Un document signé seulement par le propriétaire ou seulement par le locataire ne doit pas être présenté comme un état des lieux contradictoire signé par les deux parties.
Il peut conserver une utilité comme élément documentaire dans un dossier, notamment s’il est accompagné de photographies, d’échanges et d’autres preuves.
Mais lorsque l’état des lieux ne peut finalement pas être établi contradictoirement et amiablement, l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit l’établissement d’un constat par commissaire de justice.
Il est donc risqué de considérer qu’un document devient automatiquement définitif simplement parce qu’une demande de signature électronique est restée sans réponse.
10. Comment éviter d’en arriver au commissaire de justice ?
Le commissaire de justice est utile lorsque le constat amiable est réellement impossible.
Mais beaucoup de situations peuvent encore être débloquées avant d’en arriver là.
Ne pas transformer une observation en accusation
Décrire le défaut avant d’en rechercher l’auteur.
Permettre à chacun d’écrire sa propre observation
Les deux positions peuvent coexister dans le même document.
Photographier le point contesté
Une vue générale et un gros plan sont souvent plus utiles qu’une discussion orale.
Revenir aux documents antérieurs
État des lieux d’entrée, complément envoyé après l’entrée, photos, emails, incidents ou travaux.
Distinguer constat et paiement
Le locataire peut signer la réalité d’un défaut tout en contestant sa responsabilité ou son coût.
Prévoir une courte phase de relecture
Avant la signature définitive, il est utile que chacun vérifie que ses observations ont été correctement retranscrites.
Cette méthode ne garantit pas l’accord, mais elle réduit les refus de signature motivés uniquement par la crainte d’accepter une responsabilité financière.
11. Peut-on consolider l’état des lieux après la visite sur place ?
Il faut être prudent sur cette question.
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 rattache l’établissement de l’état des lieux à la remise et à la restitution des clés.
Les textes ne prévoient pas, pour l’état des lieux de sortie, un délai général permettant de compléter librement le document plusieurs jours après la visite.
Cela ne signifie pas qu’aucune mise en forme ou relecture ne peut intervenir après le parcours physique du logement.
Mais il faut distinguer :
- la mise en forme de constatations déjà faites ;
- et l’ajout d’un nouveau constat matériel qui n’a jamais été observé contradictoirement.
12. Ce qui peut raisonnablement être relu ou mis en forme
À titre de bonne pratique, une courte phase de consolidation peut servir à :
- corriger une faute ;
- clarifier une formulation ;
- rattacher correctement une photo à son élément ;
- vérifier que les observations de chacun figurent dans le document ;
- identifier clairement un point contesté ;
- préparer une version lisible avant signature.
Par exemple :
Rayure parquet près fenêtre
peut devenir :
Séjour – parquet – rayure d’environ 12 cm située à proximité de la porte-fenêtre.
si cette reformulation correspond bien au constat réalisé pendant la visite et qu’elle est portée à la connaissance des parties avant signature.
13. Ce qu’il faut éviter d’ajouter après la restitution des clés
Il est beaucoup plus risqué d’ajouter après coup une constatation nouvelle qui n’a pas été examinée pendant la visite.
Par exemple :
Four hors service.
alors que le four n’a jamais été testé ni signalé lors de l’état des lieux.
Il faut également éviter de supprimer une photographie transmise par l’autre partie, de modifier un commentaire sans laisser apparaître la position initiale, de transformer une description neutre en attribution de responsabilité ou d’ajouter une dégradation qui n’avait jamais été constatée lors de la remise des clés.
Par prudence, toute modification substantielle devrait être clairement portée à la connaissance des deux parties avant signature.
14. Il n’existe pas de délai général de 10 jours pour compléter un état des lieux de sortie
Cette confusion est fréquente.
À l’entrée, le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’état des lieux dans les dix jours suivant son établissement.
Pendant le premier mois de la période de chauffe, il peut également demander un complément concernant les éléments de chauffage.
Cette règle concerne l’état des lieux d’entrée.
La loi ne prévoit pas un délai général équivalent de dix jours pour compléter librement l’état des lieux de sortie.
Il est donc déconseillé de présenter la sortie comme un document pouvant être modifié unilatéralement pendant dix jours après la restitution des clés.
15. Que faire lorsqu’un désaccord financier apparaît après la sortie ?
Une fois l’état des lieux terminé, le désaccord peut se déplacer vers la restitution du dépôt de garantie.
Le propriétaire peut estimer qu’une retenue est justifiée.
Le locataire peut contester l’imputabilité de la dégradation, la vétusté, le montant, la nécessité de la réparation ou le justificatif produit.
La première étape devrait rester amiable.
Une approche utile consiste à envoyer un décompte clair indiquant :
- le point concerné ;
- la différence constatée entre entrée et sortie ;
- le motif de la retenue ;
- le justificatif ;
- le montant ;
- les sommes effectivement restituées.
Le locataire peut ensuite répondre point par point.
16. Comment rechercher un accord financier amiable ?
Avant un contentieux, plusieurs solutions peuvent être explorées.
Échanger par écrit
Cela permet de conserver une trace des propositions.
Réexaminer les preuves
Une photographie ou un signalement ancien peut parfois suffire à résoudre le désaccord.
Réduire une demande lorsqu’une part de vétusté est reconnue
Un accord n’oblige pas nécessairement une partie à accepter la position initiale de l’autre dans son intégralité.
Trouver un compromis documenté
Les parties peuvent parvenir à un règlement amiable sur le montant contesté.
L’objectif est alors de mettre fin au différend financier sans rouvrir artificiellement l’état des lieux matériel.
17. Quel rôle pour la commission départementale de conciliation ?
La commission départementale de conciliation, ou CDC, aide gratuitement bailleurs et locataires à rechercher une solution amiable.
Pour les logements du secteur privé relevant de sa compétence, sa saisine est notamment possible de manière facultative pour des litiges portant sur :
- l’état des lieux d’entrée ou de sortie ;
- le dépôt de garantie.
La CDC peut donc être pertinente lorsque les parties ne trouvent plus seules un accord.
Mais il faut distinguer son rôle de celui du commissaire de justice.
- Le commissaire de justice intervient lorsqu’un état des lieux contradictoire et amiable ne peut pas être établi.
- La CDC cherche à résoudre amiablement un litige portant, par exemple, sur l’état des lieux ou les conséquences financières liées au dépôt de garantie.
La CDC ne remplace donc pas le constat locatif prévu par l’article 3-2 lorsque l’état des lieux lui-même ne peut pas être établi.
18. Exemple complet : désaccord sur une rayure au parquet
À la sortie, une rayure de 12 cm est visible sur le parquet du séjour.
Le propriétaire indique qu’elle n’apparaît pas sur l’état des lieux d’entrée.
Le locataire affirme qu’elle existait déjà.
Mauvaise approche
Dégradation du parquet par le locataire – 600 € à retenir.
Cette formulation mélange le constat, la responsabilité et le prix.
Approche plus prudente
Constat : rayure d’environ 12 cm sur le parquet du séjour, près de la porte-fenêtre.
Observation du bailleur : rayure non identifiée dans l’état des lieux d’entrée et les photos associées.
Observation du locataire : affirme que la rayure existait déjà lors de son arrivée.
Point : origine contestée.
Les parties peuvent alors chercher à signer ce constat.
Le propriétaire pourra ensuite, s’il estime qu’une retenue est justifiée, produire les éléments nécessaires et le locataire pourra la contester.
19. Exemple : un défaut est constaté mais son coût est inconnu
Une porte est fissurée lors de la sortie.
Les deux parties reconnaissent que la fissure est nouvelle.
Le propriétaire ne connaît pas encore le prix d’une réparation.
Il n’est pas nécessaire de transformer l’état des lieux en devis improvisé.
Le document peut constater :
Porte de la chambre : fissure verticale d’environ 20 cm, absente de l’état des lieux d’entrée.
La question financière peut être traitée ensuite sur la base d’un devis ou d’un autre justificatif adapté.
20. Exemple : demande de signature électronique expirée
Dans un processus numérique, un document peut être envoyé à une partie pour signature puis rester sans réponse.
Dans Homellya, par exemple, il n’existe pas aujourd’hui d’action correspondant à un « refus explicite de signature ». Si le signataire ne signe pas avant la fin du délai prévu, la demande de signature expire.
Cette situation doit être comprise pour ce qu’elle est :
la signature n’a pas été recueillie dans le délai prévu.
Elle ne permet pas, à elle seule, d’affirmer :
le signataire a expressément refusé le contenu.
Quel que soit l’outil utilisé, il est donc important de distinguer refus exprimé, absence de réponse, expiration d’une demande électronique, problème technique et demande de correction en cours.
21. Une chronologie claire aide à résoudre les désaccords
Un dossier bien organisé peut conserver :
- date et heure de l’état des lieux ;
- constatations effectuées ;
- photos associées ;
- observations du propriétaire ;
- observations du locataire ;
- modifications apportées avant signature ;
- version finale du document ;
- date d’envoi pour signature ;
- signatures recueillies ;
- éventuelle expiration d’une demande ;
- échanges financiers ultérieurs ;
- justificatifs des retenues éventuelles.
Cette chronologie ne garantit pas l’absence de conflit, mais elle rend beaucoup plus simple la compréhension de ce qui s’est réellement passé.
Questions fréquentes
Peut-on être en désaccord et quand même signer l’état des lieux ?
Oui, si le document reflète fidèlement les constatations et les observations divergentes des parties. Le désaccord peut être explicitement conservé dans le document.
Signer l’état des lieux signifie-t-il accepter de payer toutes les réparations ?
Non. L’état des lieux décrit d’abord l’état du logement. La responsabilité et l’impact financier doivent être analysés séparément.
Faut-il décider du montant d’une retenue pendant l’état des lieux ?
Non. Le montant peut être déterminé ensuite à partir de justificatifs appropriés.
Que se passe-t-il si le locataire refuse de signer ?
Si l’état des lieux amiable ne peut pas être établi parce qu’une partie refuse de signer, la loi prévoit le recours à un commissaire de justice.
Et si la personne ne répond simplement pas à une demande électronique ?
Une absence de réponse ou une expiration de demande ne doit pas être présentée automatiquement comme un refus explicite. Le document reste néanmoins non signé par cette partie.
Un document signé seulement par le propriétaire devient-il automatiquement définitif ?
Non. Il ne doit pas être présenté comme un état des lieux contradictoire signé par les deux parties.
Peut-on terminer la rédaction après la visite ?
Une mise en forme ou une relecture de constatations déjà réalisées peut être envisagée avec prudence. En revanche, ajouter après coup de nouvelles constatations matérielles non examinées lors de la visite est beaucoup plus risqué.
Dispose-t-on de dix jours pour compléter l’état des lieux de sortie ?
Non. Le délai légal de dix jours concerne l’état des lieux d’entrée. Il n’existe pas de délai général équivalent pour la sortie.
Comment contester une retenue sur le dépôt de garantie ?
Le locataire peut demander les justificatifs et contester la retenue. Une résolution amiable peut être recherchée avant toute procédure.
La CDC peut-elle intervenir ?
Oui. Pour les logements concernés, la CDC peut notamment être saisie de manière facultative pour des litiges relatifs à l’état des lieux ou au dépôt de garantie.
La CDC remplace-t-elle le commissaire de justice ?
Non. Leur rôle est différent. Le commissaire intervient pour établir le constat lorsque l’état des lieux amiable est impossible ; la CDC cherche une solution amiable à un litige.
Points clés à retenir
- Un désaccord ne signifie pas automatiquement qu’un état des lieux amiable est impossible.
- Il faut d’abord séparer le constat matériel de la responsabilité et du coût.
- Les observations divergentes peuvent être conservées dans le même document.
- La signature d’un état des lieux n’est pas une reconnaissance automatique d’une dette.
- Les retenues financières se traitent généralement ensuite, avec justificatifs.
- Un refus réel de signer peut conduire au recours à un commissaire de justice.
- Une demande de signature électronique expirée ne doit pas être qualifiée automatiquement de refus.
- Il n’existe pas de délai général de dix jours pour compléter l’état des lieux de sortie.
- Une courte relecture après la visite ne doit pas servir à ajouter unilatéralement de nouveaux constats matériels.
- La CDC peut aider à trouver une solution amiable pour certains litiges d’état des lieux ou de dépôt de garantie.
- Une bonne chronologie des faits, photos, observations et échanges est l’un des meilleurs moyens de limiter les conflits.
Conclusion
Un désaccord sur un état des lieux n’est pas nécessairement un échec.
Le point essentiel est d’éviter de vouloir régler au même moment ce qui est matériellement constaté, qui en est responsable et combien cela doit coûter.
Lorsque les parties parviennent à décrire précisément le logement, à conserver leurs observations divergentes et à reporter la discussion financière au moment où les justificatifs sont disponibles, beaucoup de situations peuvent rester amiables.
Le commissaire de justice demeure une garantie indispensable lorsque le constat contradictoire est réellement impossible. Mais avant d’en arriver là, une méthode factuelle, une bonne documentation et une distinction claire entre constat et conséquences financières permettent souvent de préserver le dialogue.
Sources juridiques
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2.
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif aux modalités d’établissement de l’état des lieux.
- Service-Public.fr, « État des lieux de sortie pour un bail d’habitation ».
- Service-Public.fr, « Dépôt de garantie dans un bail d’habitation ».
- Service-Public.fr, « Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ? ».
Cet article présente des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé.