État des lieux d’entrée : checklist complète pour ne rien oublier
Introduction
L’état des lieux d’entrée est l’un des documents les plus importants d’une location.
<!-- contextual-links -->Pour approfondir ce sujet, consultez également État des lieux d’entrée vs sortie : quelles différences ?, Photos dans un état des lieux : valeur, preuve et bonnes pratiques et État des lieux en colocation : entrée, départ et parties communes.
Réalisé au moment de la remise des clés, il décrit l’état du logement et de ses équipements lorsque le locataire en prend possession.
Quelques mois ou plusieurs années plus tard, l’état des lieux de sortie sera comparé à ce document afin d’identifier les éventuelles évolutions du logement.
Un état des lieux d’entrée trop vague peut donc compliquer considérablement cette comparaison.
Écrire simplement « bon état » pour une pièce entière n’offre pas le même niveau d’information que décrire précisément les murs, le sol, le plafond, les ouvertures et les équipements.
À retenir : un bon état des lieux d’entrée doit permettre à une personne qui ne connaît pas le logement de comprendre précisément son état au jour de la remise des clés.
1. À quoi sert l’état des lieux d’entrée ?
L’état des lieux d’entrée permet de constater l’état de conservation du logement lorsque le locataire en prend possession.
Il constitue ensuite le point de référence utilisé lors de l’état des lieux de sortie.
Son objectif est notamment de permettre de distinguer :
- les défauts déjà présents lors de l’entrée ;
- l’usure apparue normalement avec le temps ;
- les éventuelles dégradations survenues pendant la location.
Il est donc directement lié à plusieurs sujets importants de la fin du bail, notamment les éventuelles réparations locatives et la restitution du dépôt de garantie.
2. Quand doit-il être réalisé ?
Pour les locations relevant de la loi du 6 juillet 1989, l’état des lieux est établi lors de la remise des clés.
Il doit être réalisé contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux.
Il est ensuite joint au contrat de location.
L’objectif est que les deux parties puissent constater ensemble l’état réel du logement au même moment.
3. L’état des lieux peut-il être numérique ?
Oui.
Le décret du 30 mars 2016 prévoit expressément que l’état des lieux peut être établi :
- sur support papier ;
- ou sous forme électronique.
Le document doit être remis à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature, en main propre ou par voie dématérialisée selon le support utilisé.
Un état des lieux numérique peut notamment faciliter :
- la description structurée des pièces ;
- l’ajout de photographies ;
- l’enregistrement des compteurs ;
- la gestion des clés ;
- la signature ;
- l’archivage ;
- la comparaison ultérieure avec l’état des lieux de sortie.
4. Quelles informations doivent figurer dans l’état des lieux ?
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe les informations minimales devant figurer dans l’état des lieux.
À l’entrée du logement, il doit notamment comporter :
- le type d’état des lieux, ici « état des lieux d’entrée » ;
- sa date d’établissement ;
- la localisation du logement ;
- le nom ou la dénomination des parties ;
- le domicile ou le siège social du bailleur ;
- le cas échéant, l’identité et l’adresse des personnes mandatées ;
- le cas échéant, les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie ;
- le détail et la destination des clés ou autres moyens d’accès ;
- une description précise, pour chaque pièce et partie du logement, des sols, murs, plafonds, équipements et autres éléments ;
- les signatures des parties ou de leurs mandataires.
Ces éléments constituent la base réglementaire du document.
5. Faut-il vérifier toutes les pièces ?
Oui.
Le décret prévoit que l’état des lieux porte sur l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés dans le contrat de bail et dont le locataire a la jouissance exclusive.
Il ne faut donc pas se limiter aux pièces principales.
Selon le logement, cela peut inclure :
- entrée ;
- séjour ;
- cuisine ;
- chambres ;
- salle de bains ;
- salle d’eau ;
- WC ;
- dégagements ;
- placards ;
- balcon ou terrasse ;
- cave ;
- garage ;
- box ;
- jardin privatif ;
- autres dépendances prévues au bail.
Chaque espace concerné mérite une description adaptée.
6. Checklist générale pour chaque pièce
Pour chaque pièce, il est utile de suivre toujours la même méthode.
Sol
Vérifier notamment :
- nature du revêtement ;
- état général ;
- rayures ;
- taches ;
- impacts ;
- fissures ;
- carreaux cassés ou descellés ;
- lames de parquet abîmées ;
- traces d’humidité.
Murs
Observer :
- peinture ;
- papier peint ;
- trous ;
- fissures ;
- taches ;
- traces ;
- humidité ;
- moisissures ;
- impacts.
Plafond
Contrôler notamment :
- peinture ;
- fissures ;
- auréoles ;
- traces d’infiltration ;
- décollements ;
- état des éléments fixés au plafond.
Portes
Vérifier :
- état de la porte ;
- poignée ;
- serrure ;
- fonctionnement ;
- impacts ;
- rayures ;
- butées éventuelles.
Fenêtres et volets
Tester :
- ouverture et fermeture ;
- poignées ;
- vitrage ;
- joints ;
- volets ;
- stores ;
- mécanismes ;
- traces éventuelles sur les menuiseries.
Électricité
Lorsque cela peut être vérifié normalement et sans intervention technique, contrôler :
- interrupteurs ;
- prises visibles ;
- éclairages ;
- luminaires éventuellement fournis ;
- volets électriques ;
- autres commandes disponibles.
L’état des lieux n’a toutefois pas vocation à remplacer un diagnostic électrique réglementaire ou une expertise technique.
7. Checklist de la cuisine
La cuisine comprend souvent de nombreux équipements et mérite une attention particulière.
Vérifier notamment :
- sols ;
- murs ;
- plafond ;
- plan de travail ;
- évier ;
- robinetterie ;
- évacuation visible ;
- meubles hauts et bas ;
- portes et charnières ;
- poignées ;
- crédence ;
- prises ;
- éclairages.
Lorsque les équipements sont fournis avec la location, contrôler également leur état apparent et, lorsque cela peut être fait simplement, leur fonctionnement :
- plaques de cuisson ;
- four ;
- hotte ;
- réfrigérateur ;
- congélateur ;
- lave-vaisselle ;
- micro-ondes ;
- autres équipements prévus au bail.
Pour chaque appareil, il est utile d’identifier précisément l’équipement concerné.
8. Checklist de la salle de bains ou salle d’eau
Vérifier notamment :
- lavabo ou vasque ;
- robinetterie ;
- douche ;
- baignoire ;
- paroi ou rideau ;
- joints ;
- carrelage ;
- évacuation apparente ;
- meubles ;
- miroir ;
- sèche-serviettes ;
- ventilation visible ;
- traces d’humidité ;
- moisissures ;
- état des murs et du plafond.
Les joints et traces d’humidité doivent être décrits précisément lorsqu’une anomalie existe déjà à l’entrée.
9. Checklist des WC
Contrôler notamment :
- cuvette ;
- abattant ;
- chasse d’eau ;
- réservoir lorsqu’il est visible ;
- état des sols et murs ;
- ventilation ;
- lave-mains éventuel ;
- robinetterie.
Une anomalie de chasse d’eau ou une fissure déjà présente doit être mentionnée plutôt que laissée sous une formule générale comme « état correct ».
10. Checklist des chambres et du séjour
Pour les pièces de vie, vérifier notamment :
- sol ;
- murs ;
- plafond ;
- fenêtres ;
- volets ou stores ;
- portes ;
- placards ;
- étagères éventuellement fournies ;
- radiateurs ;
- prises et interrupteurs visibles ;
- équipements attachés à la pièce.
En présence de mobilier fourni dans une location meublée, chaque élément concerné doit également pouvoir être identifié et décrit.
11. Les placards doivent-ils être contrôlés ?
Oui lorsqu’ils font partie du logement loué.
Il est utile de vérifier :
- portes ;
- rails ;
- poignées ;
- charnières ;
- tablettes ;
- tringles ;
- intérieur du placard ;
- traces ou dommages existants.
Les parties moins visibles sont précisément celles qui risquent d’être oubliées lorsque l’état des lieux est réalisé trop rapidement.
12. Que vérifier pour un balcon, une terrasse ou un jardin privatif ?
Lorsque ces espaces font partie des locaux dont le locataire a la jouissance exclusive, ils doivent également être pris en compte.
Selon les cas, contrôler :
- revêtement du sol ;
- garde-corps dans la limite d’un constat visuel ;
- murs ;
- portes-fenêtres ;
- volets ;
- éléments présents ;
- état apparent du jardin ;
- équipements éventuellement prévus au bail.
L’état des lieux constitue ici un constat visuel et descriptif, et non une expertise technique de conformité ou de sécurité.
13. Quels compteurs relever ?
Le décret prévoit, le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie.
La loi prévoit également que le propriétaire ou son mandataire complète les états des lieux d’entrée et de sortie avec les relevés des index pour chaque énergie lorsqu’il existe une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec comptage individuel.
Il est donc utile de prévoir une rubrique dédiée comprenant selon le logement :
- électricité ;
- gaz ;
- eau froide ;
- eau chaude ;
- autres index individuels applicables.
Pour chaque compteur, enregistrer si possible :
- le type ;
- l’index ;
- l’unité ;
- éventuellement le numéro permettant de l’identifier sans ambiguïté.
14. Pourquoi inventorier précisément les clés ?
Le détail et la destination des clés ou autres moyens d’accès font partie des informations prévues par le décret.
Il ne suffit donc pas nécessairement d’écrire simplement « clés remises ».
Une description plus précise peut par exemple mentionner :
- 2 clés de porte d’entrée ;
- 1 clé de boîte aux lettres ;
- 1 clé de cave ;
- 1 badge d’immeuble ;
- 1 télécommande de garage.
Cette liste facilitera la vérification au moment du départ du locataire.
15. Les photographies sont-elles obligatoires ?
Non.
Le décret prévoit que la description de l’état du logement peut être illustrée d’images.
Les photographies ne constituent donc pas une obligation générale posée par ce texte.
Elles sont néanmoins particulièrement utiles pour compléter une description écrite.
Une photo peut par exemple illustrer :
- une rayure sur un parquet ;
- une fissure ;
- une tache ;
- un impact ;
- un joint abîmé ;
- une peinture écaillée ;
- l’état d’un équipement.
16. Une photographie remplace-t-elle la description écrite ?
Il est préférable de considérer la photographie comme un complément à la description, et non comme son remplacement systématique.
Une image peut être difficile à interpréter plusieurs années plus tard si elle n’est pas rattachée clairement :
- à une pièce ;
- à un élément ;
- à une observation.
Par exemple, plutôt que d’ajouter uniquement une photographie, il est plus clair d’indiquer :
Mur nord — peinture blanche — bon état général — impact d’environ 2 cm à proximité de la fenêtre — photo associée.
La combinaison texte + image donne davantage de contexte.
17. Combien de photos faut-il prendre ?
La loi ne fixe pas un nombre standard de photographies pour l’état des lieux.
L’objectif n’est donc pas de prendre arbitrairement 20, 50 ou 100 photos.
Il vaut mieux privilégier des photographies utiles et correctement rattachées aux éléments qu’elles illustrent.
Une bonne logique consiste à photographier :
- les vues générales lorsque cela apporte du contexte ;
- les anomalies ;
- les équipements importants ;
- les éléments susceptibles d’être difficiles à décrire uniquement par écrit.
18. Comment décrire correctement une anomalie ?
Il vaut mieux privilégier les faits observables plutôt qu’une qualification vague.
Description peu précise
Mur en mauvais état.
Description plus utile
Mur blanc côté fenêtre : trois trous de fixation visibles et trace grise d’environ 15 cm dans la partie basse.
La deuxième formulation permet une comparaison beaucoup plus objective lors de la sortie.
Une bonne description peut préciser :
- la localisation ;
- le type d’anomalie ;
- sa taille approximative lorsque cela est utile ;
- son nombre ;
- son aspect ;
- la photographie associée, le cas échéant.
19. Peut-on utiliser uniquement les mentions « neuf », « bon état », « état d’usage » ou « mauvais état » ?
Ces catégories peuvent constituer un premier niveau d’information, mais elles peuvent être insuffisantes lorsqu’elles sont utilisées seules.
Le décret demande une description précise de l’état des revêtements, équipements et éléments du logement.
Lorsqu’une anomalie existe, mieux vaut donc compléter l’état général par une observation détaillée.
Par exemple :
Parquet : état d’usage — deux rayures visibles devant la fenêtre.
est plus exploitable que :
Parquet : état d’usage.
20. Faut-il tester les équipements ?
Lorsque cela peut être fait simplement et normalement pendant l’état des lieux, tester certains équipements permet de disposer d’un constat plus précis.
Cela peut concerner par exemple :
- robinets ;
- chasse d’eau ;
- fenêtres ;
- volets ;
- stores ;
- éclairages ;
- plaques de cuisson fournies ;
- électroménager fourni ;
- interphone.
Il ne faut toutefois pas transformer l’état des lieux en expertise technique.
Si un équipement ne peut pas être correctement testé, il est préférable de le signaler plutôt que d’attester qu’il fonctionne sans vérification.
21. Que faire si l’électricité, l’eau ou le chauffage ne permettent pas de tester un équipement ?
Il peut arriver qu’un équipement ne puisse pas être testé au moment de l’état des lieux.
Dans ce cas, il est préférable de l’indiquer explicitement.
Par exemple :
Plaque de cuisson : état visuel correct — fonctionnement non testé lors de l’état des lieux, alimentation électrique indisponible.
Cette réserve est plus précise qu’une validation supposée du fonctionnement.
22. Le locataire peut-il demander une modification après la signature ?
Oui.
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de 10 jours à compter de son établissement.
Si le bailleur refuse cette demande, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente.
Cette possibilité est particulièrement utile lorsqu’un défaut est découvert peu après l’installation et n’avait pas été identifié lors de l’état des lieux.
23. Existe-t-il une règle particulière pour le chauffage ?
Oui.
Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage.
Cette disposition permet notamment de tenir compte du fait que certains éléments ne peuvent pas être correctement appréciés lorsque le chauffage n’est pas en fonctionnement au moment de l’entrée dans le logement.
24. Que faire en cas de désaccord pendant l’état des lieux ?
L’état des lieux doit normalement être établi contradictoirement et amiablement.
Si les parties ne parviennent pas à l’établir dans ces conditions, l’une d’elles peut faire appel à un commissaire de justice.
Dans ce cas, les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire selon les conditions prévues par la loi.
Les parties doivent être avisées par le commissaire de justice au moins sept jours à l’avance.
L’objectif est de permettre l’établissement d’un constat même lorsque le bailleur et le locataire ne parviennent pas à se mettre d’accord.
25. Qui paie l’état des lieux d’entrée ?
Lorsque le bailleur et le locataire réalisent eux-mêmes l’état des lieux amiablement, il n’y a pas de frais de professionnel à répartir.
Lorsque l’état des lieux d’entrée est réalisé avec l’intervention d’un professionnel de l’immobilier, une partie des frais peut être imputée au locataire dans les limites prévues par la réglementation.
La part du locataire ne peut notamment pas dépasser :
- la moitié des frais facturés pour l’état des lieux ;
- et le plafond réglementaire applicable par mètre carré de surface habitable.
Au moment de la rédaction de ce guide, le plafond applicable est de 3 € TTC par m² de surface habitable.
Les règles sont différentes pour l’état des lieux de sortie amiable, qui ne peut pas être facturé au locataire dans les mêmes conditions.
26. Que se passe-t-il s’il n’y a pas d’état des lieux ?
L’absence d’état des lieux peut créer des difficultés importantes.
L’article 1731 du Code civil prévoit en principe qu’en l’absence d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire.
La loi du 6 juillet 1989 apporte toutefois une précision importante : la partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’état des lieux ou à la remise d’un exemplaire ne peut pas invoquer cette présomption dans les conditions prévues par l’article 3-2.
Il est donc fortement préférable de ne pas laisser commencer une location sans document d’entrée correctement établi et remis aux parties.
27. Pourquoi l’état des lieux d’entrée est-il déterminant pour le dépôt de garantie ?
Lors du départ du locataire, l’état du logement sera comparé à celui constaté à son arrivée.
Si une anomalie était déjà présente et correctement décrite dans l’état des lieux d’entrée, elle ne devrait pas être présentée ultérieurement comme une dégradation apparue pendant la location.
Inversement, l’absence de description précise peut rendre plus difficile l’établissement de l’état antérieur du logement.
C’est pourquoi la qualité de l’état des lieux d’entrée joue un rôle important lors de l’examen des éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.
28. Comment prendre en compte la vétusté ?
La vétusté correspond à l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements.
Elle ne doit pas être confondue avec une dégradation imputable au locataire.
Le décret du 30 mars 2016 prévoit les modalités de prise en compte de la vétusté et permet aux parties de convenir de l’application d’une grille de vétusté répondant aux conditions prévues par le texte.
Même lorsqu’aucune grille particulière n’est utilisée, un état des lieux d’entrée précis reste essentiel pour pouvoir apprécier l’évolution du logement.
29. État des lieux d’un logement meublé : que faut-il ajouter ?
Dans une location meublée, il faut également documenter précisément les meubles et équipements mis à disposition du locataire.
Selon le logement, cela peut notamment concerner :
- lit ;
- matelas ;
- table ;
- chaises ;
- rangements ;
- luminaires ;
- réfrigérateur ;
- plaques de cuisson ;
- four ou micro-ondes ;
- vaisselle ;
- ustensiles ;
- matériel d’entretien ;
- autres équipements présents.
L’inventaire du mobilier et l’état des lieux sont liés mais répondent à des fonctions distinctes : il est utile que chaque élément fourni puisse être identifié avec précision.
30. Checklist express avant de signer
Avant la signature définitive, le propriétaire et le locataire peuvent effectuer une dernière vérification.
Informations générales
- type d’état des lieux indiqué ;
- date ;
- adresse du logement ;
- bailleur identifié ;
- locataire identifié ;
- mandataire identifié, le cas échéant.
Logement
- toutes les pièces ont été parcourues ;
- sols décrits ;
- murs décrits ;
- plafonds décrits ;
- portes et fenêtres contrôlées ;
- équipements décrits ;
- anomalies localisées précisément.
Éléments complémentaires
- index des compteurs relevés lorsque nécessaire ;
- clés et badges inventoriés ;
- mobilier contrôlé en location meublée ;
- réserves précisées pour les équipements non testables ;
- photographies utiles ajoutées, si souhaité ;
- document relu par les parties ;
- signatures recueillies ;
- exemplaire remis à chaque partie.
31. Les erreurs fréquentes à éviter
Aller trop vite
Un état des lieux réalisé en quelques minutes augmente le risque d’oublier des éléments.
Utiliser uniquement des termes génériques
« Bon état » ou « état d’usage » ne décrivent pas toujours suffisamment les anomalies existantes.
Oublier les dépendances
Cave, garage, balcon ou jardin privatif peuvent faire partie des locaux à décrire lorsqu’ils sont compris dans la location.
Oublier les clés
Le nombre et la destination des clés doivent être précisément enregistrés.
Ne pas relever les compteurs
Les index applicables doivent être consignés lorsque la réglementation le prévoit.
Photographier sans organiser
Une centaine de photos non rattachées à des pièces ou observations peut être moins utile qu’un ensemble plus réduit correctement documenté.
Déclarer un équipement fonctionnel sans l’avoir testé
Lorsque le test est impossible, mieux vaut ajouter une réserve.
Ne pas remettre immédiatement le document
L’état des lieux doit être remis aux parties ou à leurs mandataires au moment de sa signature selon les modalités prévues par le décret.
32. Comment Homellya permet de réaliser un état des lieux personnalisé ?
Homellya permet au bailleur de construire un état des lieux adapté à chaque logement plutôt que d’utiliser uniquement un modèle générique.
Le propriétaire peut d’abord créer un inventaire des éléments présents dans le bien loué.
Cet inventaire peut être organisé selon la configuration réelle du logement et inclure, par exemple :
- les pièces ;
- les revêtements ;
- les portes et fenêtres ;
- les équipements sanitaires ;
- les équipements de cuisine ;
- les appareils électroménagers ;
- les meubles dans une location meublée ;
- les dépendances ;
- ou tout autre élément que le bailleur souhaite suivre.
Cette logique permet de conserver une structure cohérente d’un état des lieux à l’autre et de ne pas oublier les équipements spécifiques au logement.
Évaluer précisément chaque élément
Pour chaque élément de l’inventaire, le bailleur peut renseigner son état selon une échelle de 1 à 5.
Cette appréciation peut être complétée par :
- un commentaire ;
- une description plus précise de l’état observé ;
- une ou plusieurs photographies lorsque cela est utile.
L’intérêt de cette approche est de ne pas se limiter à une appréciation générale de la pièce.
Par exemple, une cuisine peut être globalement en bon état tout en comprenant :
- un plan de travail légèrement marqué ;
- une porte de meuble rayée ;
- un four en très bon état ;
- un joint de crédence à surveiller.
Chaque élément peut ainsi être documenté séparément.
Bonne pratique : la note attribuée à un élément ne devrait pas remplacer sa description lorsqu’une particularité ou une anomalie mérite d’être précisée. Une échelle facilite la lecture, tandis que le commentaire et les photographies apportent le contexte nécessaire.
33. Faire relire l’état des lieux par le locataire avant sa validation
Un état des lieux n’a pas seulement vocation à être rempli par le bailleur puis présenté au locataire pour signature.
La qualité du document dépend aussi de la possibilité pour les parties de confronter leurs observations et de parvenir à un constat partagé.
Dans Homellya, le bailleur peut transmettre l’état des lieux au locataire pour revue avant sa validation définitive.
Le locataire peut ainsi prendre connaissance des éléments renseignés et signaler les points qui nécessitent une discussion ou une modification.
Ce fonctionnement permet d’organiser un échange autour du document avant sa finalisation.
L’objectif est de converger vers un état des lieux dont le contenu est compris et validé par l’ensemble des parties concernées.
Cette étape est particulièrement utile lorsqu’un désaccord porte, par exemple, sur :
- l’état d’un équipement ;
- la description d’une trace ou d’une dégradation ;
- l’état général attribué à un élément ;
- une photographie ;
- un élément qui aurait été oublié dans l’inventaire.
La revue préalable permet ainsi de traiter ces questions avant de figer le document final.
Pourquoi cette phase de revue est-elle utile ?
Elle permet notamment de :
- réduire les incompréhensions au moment de la signature ;
- conserver une description plus fidèle à ce qui a été constaté ;
- éviter qu’une remarque importante reste uniquement dans un email ou un message séparé ;
- préparer un document final cohérent pour les deux parties.
Cette logique correspond à l’objectif même d’un état des lieux contradictoire : établir un constat partagé de l’état du logement.
34. Validation, génération du document et vérification par QR code
Lorsque les parties ont terminé leur revue et que l’état des lieux est validé, Homellya génère le document correspondant.
Le document final reprend les informations enregistrées dans l’état des lieux, notamment selon le contenu du dossier :
- les pièces et éléments inventoriés ;
- leur état ;
- les commentaires associés ;
- les photographies intégrées au document ;
- les informations relatives au logement et aux parties.
Le document généré par Homellya comporte également un QR code de vérification.
En scannant ce QR code, le destinataire peut accéder à une page publique Homellya permettant de vérifier que le document correspond bien à un document enregistré et produit par la plateforme, ainsi que d’en consulter le statut.
Le QR code ne remplace pas le contenu de l’état des lieux ni la signature des parties : il constitue un moyen supplémentaire de vérifier l’origine du document dans Homellya.
35. La signature électronique de l’état des lieux dans Homellya
Une fois le contenu de l’état des lieux validé, il peut également être soumis à la signature électronique dans Homellya lorsque les parties utilisent cette fonctionnalité.
La signature intervient alors sur le document finalisé, après la phase de préparation et de revue.
Cette organisation permet de distinguer clairement plusieurs étapes :
- préparation de l’inventaire ;
- constat et documentation de l’état des éléments ;
- revue du document par le locataire ;
- échanges et éventuelles corrections ;
- validation du contenu ;
- génération du document final ;
- signature électronique, le cas échéant ;
- conservation du document dans le dossier locatif.
Cette séparation est importante : la signature ne doit pas servir à remplacer la phase de discussion sur le contenu de l’état des lieux.
Elle intervient une fois que les parties disposent du document qu’elles souhaitent valider.
36. Pourquoi conserver l’ensemble du processus ?
Pour un état des lieux numérique, il est utile de pouvoir retrouver non seulement le document final, mais également les éléments qui ont permis de le constituer.
Une gestion structurée peut notamment conserver :
- l’inventaire utilisé ;
- les états attribués aux différents éléments ;
- les commentaires ;
- les photographies ;
- le document final ;
- les signatures, lorsqu’elles sont utilisées ;
- les informations permettant d’identifier le document généré.
Cette traçabilité facilite la compréhension du dossier plusieurs années plus tard, notamment au moment de l’état des lieux de sortie.
Elle permet également de conserver une continuité entre :
inventaire du logement → état des lieux d’entrée → vie du bail → état des lieux de sortie.
Questions fréquentes
L’état des lieux d’entrée est-il obligatoire ?
Pour les locations relevant de la loi du 6 juillet 1989, un état des lieux doit être établi lors de la remise des clés selon les modalités prévues par l’article 3-2 et le décret du 30 mars 2016.
Peut-on réaliser un état des lieux sur tablette ou téléphone ?
Oui. Le décret prévoit expressément qu’il peut être établi sous forme électronique.
Les photos sont-elles obligatoires ?
Non. Le décret permet d’illustrer l’état des lieux avec des images mais ne les rend pas systématiquement obligatoires.
Faut-il photographier chaque pièce ?
Il n’existe pas de nombre de photographies imposé par le décret. Les photos doivent surtout être utiles et correctement associées aux éléments qu’elles illustrent.
Le locataire peut-il faire ajouter un défaut après la signature ?
Il peut demander à compléter l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant son établissement. Une possibilité particulière existe également pendant le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage.
Faut-il relever les compteurs ?
Oui lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies. Le décret prévoit notamment, le cas échéant, les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie.
Faut-il noter le nombre de clés ?
Oui. Le détail et la destination des clés ou autres moyens d’accès font partie des informations prévues par le décret.
Peut-on écrire uniquement « bon état » ?
Il est préférable de compléter cette qualification par une description précise, surtout lorsqu’une anomalie est visible. Le décret impose une description précise de l’état des revêtements, équipements et éléments du logement.
Que faire si le propriétaire et le locataire ne sont pas d’accord ?
Si l’état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement et amiablement, un commissaire de justice peut intervenir dans les conditions prévues par la loi.
Qui paie le commissaire de justice ?
Dans le cadre prévu par l’article 3-2 lorsque l’état des lieux amiable ne peut pas être établi, les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Pourquoi l’état des lieux est-il important pour le dépôt de garantie ?
Il sert de référence pour comparer l’état du logement entre l’entrée et la sortie. Une description précise aide à déterminer si une anomalie était déjà présente ou est apparue pendant la location.
Peut-on personnaliser l’état des lieux selon le logement ?
Oui. Dans Homellya, le bailleur peut créer un inventaire adapté au bien loué et définir les éléments qu’il souhaite suivre dans l’état des lieux.
Chaque élément peut ensuite être évalué sur une échelle de 1 à 5 et complété par un commentaire et des photographies.
Le locataire peut-il relire l’état des lieux avant de le signer ?
Oui. Homellya permet de transmettre l’état des lieux au locataire pour revue avant sa validation définitive.
Les parties peuvent ainsi échanger sur les observations et parvenir à une version commune avant la génération et, le cas échéant, la signature électronique du document.
À quoi sert le QR code présent sur l’état des lieux généré par Homellya ?
Le QR code permet d’accéder à une page publique Homellya afin de vérifier que le document correspond à un document enregistré et produit par la plateforme et d’en consulter le statut.
Il ne remplace ni le contenu du document ni l’éventuelle signature électronique des parties.
Peut-on signer électroniquement un état des lieux avec Homellya ?
Oui, lorsque la fonctionnalité de signature électronique est utilisée. La signature intervient sur le document finalisé après la phase de préparation, de revue et de validation du contenu.
Points clés à retenir
- L’état des lieux d’entrée est établi lors de la remise des clés.
- Il doit être contradictoire et être remis aux parties.
- Il peut être réalisé sur papier ou sous forme électronique.
- Il doit contenir plusieurs informations réglementaires précises.
- Toutes les pièces et équipements privatifs concernés par le bail doivent être examinés.
- Les clés et moyens d’accès doivent être inventoriés.
- Les compteurs doivent être relevés dans les situations prévues par la réglementation.
- Les photographies sont facultatives mais constituent un complément utile à la description.
- Le locataire peut demander un complément dans les 10 jours suivant l’établissement de l’état des lieux.
- Les éléments de chauffage peuvent faire l’objet d’un complément pendant le premier mois de la période de chauffe.
- En cas d’impossibilité d’établir un état des lieux amiable, un commissaire de justice peut intervenir.
- Un état des lieux personnalisé permet de documenter précisément les éléments propres à chaque logement.
- Une phase de revue entre bailleur et locataire facilite la convergence vers un constat partagé.
- Dans Homellya, le document final peut être généré avec un QR code de vérification et être signé électroniquement lorsque cette fonctionnalité est utilisée.
- Un état des lieux précis facilite fortement la comparaison lors de la sortie et la gestion du dépôt de garantie.
Conclusion
L’état des lieux d’entrée ne doit pas être considéré comme une simple formalité administrative.
Il constitue la référence descriptive du logement au moment où le locataire en prend possession et pourra être utilisé plusieurs années plus tard pour comparer son état lors du départ.
Une méthode efficace consiste à partir d’un inventaire précis du logement, à évaluer les différents éléments individuellement, à documenter les particularités par des commentaires et des photographies, puis à permettre aux parties de relire et discuter le constat avant sa validation définitive.
Avec Homellya, ce processus peut être réalisé de manière structurée : le bailleur prépare l’inventaire et l’état des éléments, transmet l’état des lieux au locataire pour revue, puis les parties convergent vers une version validée. Le document final peut ensuite être généré avec un QR code permettant de vérifier qu’il correspond à un document produit par Homellya, et être signé électroniquement lorsque cette fonctionnalité est utilisée.
Cette approche permet de conserver dans un même dossier l’inventaire, les observations, les photographies, le document final et sa validation, afin de faciliter ultérieurement la comparaison avec l’état des lieux de sortie.
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Sources juridiques
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2.
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif aux modalités d’établissement de l’état des lieux et à la prise en compte de la vétusté.
- Code civil, article 1731.
- Service-Public.fr, informations relatives à l’état des lieux d’un logement et à la répartition des frais.
Cet article présente des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé.