Propriétaire / gestionnaire
Classer, importer et retrouver les documents
Utilisez le bon dossier et contrôlez la visibilité des fichiers.
Où aller : Espace propriétaire → Documents ; sections documents des biens et baux
Avant de commencer
Préparez les fichiers et identifiez leur bien, bail ou autre contexte de rattachement.
Les actions visibles dépendent de votre rôle, de votre offre et de l’état du dossier. Ce manuel décrit l’utilisation du produit ; les règles juridiques sont abordées dans le centre de ressources.
Pas à pas
Ouvrez Documents pour une vue transversale ou la section documents du dossier concerné pour un ajout contextualisé.
Choisissez le fichier ou les fichiers autorisés par le formulaire. Renseignez la catégorie, le libellé et le rattachement demandés.
Attendez le résultat de chaque envoi. En cas d’import multiple, un succès pour un fichier ne signifie pas que tous ont été importés.
Utilisez la recherche et les filtres pour retrouver le document. Ouvrez l’aperçu ou téléchargez-le pour vérifier sa lisibilité.
Avant un partage, contrôlez le destinataire et les options de visibilité proposées. Un document interne n’est pas automatiquement un document accessible au locataire.
Pour corriger les métadonnées ou supprimer un fichier, utilisez les actions autorisées et lisez la confirmation. Les documents engagés dans une signature peuvent avoir des restrictions.
Résultat à vérifier
Le document est retrouvé dans le bon contexte et son accès correspond au partage autorisé.
En cas de difficulté
Si le téléchargement est refusé, vérifiez le contexte et les droits. Si l’import échoue, contrôlez format, poids et quota ; ne renommez pas simplement une extension pour contourner le contrôle.